O administrador do Google Workspace pode controlar o compartilhamento externo do Gemini Notebook por domínio, unidade organizacional ou grupo. A atualização anunciada em 10 de setembro de 2026 oferece quatro opções: bloquear, permitir apenas domínios confiáveis, permitir emails externos ou permitir também notebooks públicos por link. A configuração vem desativada por padrão. Antes de liberar, a empresa deve classificar fontes, limitar editores, revisar cópias e testar o que um convidado realmente consegue abrir.
Escolha a opção de compartilhamento conforme o risco
Use Off para áreas que tratam contratos, estratégia, dados pessoais ou informação não pública. Trusted Domains atende colaboração recorrente com empresas conhecidas e permite manter uma lista de domínios autorizados. On aceita endereços externos específicos. On with public notebook sharing acrescenta a possibilidade de acesso por link e exige o maior nível de revisão.
A escolha não precisa ser igual para toda a organização. Aplique políticas mais restritivas em finanças, jurídico, pessoas e segurança, e teste uma opção intermediária em grupos com necessidade comprovada. Documente quem pode solicitar exceção, quem aprova e por quanto tempo o acesso deve permanecer.
- Off para conteúdo interno ou sensível
- Trusted Domains para parceiros previamente aprovados
- On para convidados externos identificados
- On com compartilhamento público somente para material publicável
Classifique as fontes antes de abrir o notebook
Um notebook reúne fontes, notas e artefatos de um projeto. Revise documento por documento e remova dados que o convidado não precisa. Cuidado com planilhas completas usadas para responder uma pergunta simples, atas com comentários internos, apresentações antigas e arquivos que misturam informação pública e confidencial.
Use um notebook separado para colaboração externa em vez de compartilhar a área interna original. Registre proprietário, finalidade, participantes, fontes autorizadas e data de encerramento. Essa separação reduz o risco de novas fontes internas entrarem no espaço compartilhado por hábito.
Entenda o que Viewer e Editor podem fazer
Segundo a ajuda do Google, Viewer tem acesso somente leitura às fontes e notas compartilhadas. Editor pode ver, adicionar ou remover fontes e notas e também compartilhar o notebook com outras pessoas. Conceda edição apenas quando o parceiro realmente precisa manter o acervo, e não apenas consultar respostas ou materiais.
O modo de visualização focado no chat não revoga o acesso subjacente às fontes e aos artefatos. Um convidado pode conseguir navegar além da tela inicial. Teste o link em uma conta externa sem privilégios e não trate a interface simplificada como controle de segurança.
Controle cópias, exportações e direitos de uso
O proprietário pode permitir que participantes criem uma cópia do notebook, incluindo fontes e artefatos. Mesmo com a cópia desativada, pessoas com acesso ainda podem copiar conteúdo visível. Arquivos exportados para Docs ou Sheets não mantêm sincronização nem herdam automaticamente as permissões do notebook.
Antes de compartilhar, confirme direitos autorais, contratos de confidencialidade e limites de distribuição. Não publique livros, relatórios licenciados, bases compradas ou documentos de clientes sem autorização. A política deve cobrir também downloads, capturas, exportações e uso posterior em outro sistema.
Crie um fluxo de aprovação e expiração
Peça ao solicitante finalidade, público, classificação e data final. O responsável pela informação revisa as fontes, enquanto segurança ou jurídico avalia casos de maior risco. Prefira acesso nominal ou domínio confiável e estabeleça uma revisão periódica dos notebooks externos ativos.
Ao fim do projeto, remova convidados, desative links públicos e arquive ou exclua o notebook conforme a política de retenção. Troca de fornecedor, desligamento de participante e mudança de escopo devem acionar nova revisão, não apenas uma atualização informal na lista de emails.
Combine os novos controles com auditoria
Os controles de compartilhamento reduzem possibilidades, mas não mostram sozinhos se o conteúdo deveria ter sido compartilhado. Use os registros de auditoria disponíveis no Workspace para acompanhar criação, alteração de visibilidade, acesso e outras ações relevantes. Defina alertas ou revisões para notebooks públicos e alterações fora do padrão.
Mantenha uma lista central de responsáveis e exceções. Quando um incidente ocorrer, a empresa deve conseguir identificar política aplicada, fontes envolvidas, convidados, exportações conhecidas e horário da mudança. Sem esse contexto, remover o link pode não encerrar a exposição.
Considere disponibilidade e limitações
O Google iniciou a liberação gradual em 10 de setembro de 2026, com até 15 dias para visibilidade, e informou disponibilidade para todos os clientes do Workspace. A configuração é controlada pelo administrador e não pelo usuário final. Confirme a opção no console antes de anunciar uma política nova.
Respostas e artefatos continuam sendo gerados por IA e podem conter erros. O próprio Google orienta a não usar o Notebook como substituto de aconselhamento médico, jurídico, financeiro ou profissional. Compartilhar uma resposta não transfere responsabilidade: fatos, fontes e linguagem ainda precisam de revisão humana.
Para levar daqui
O compartilhamento externo seguro começa com a opção mais restritiva que ainda permite o trabalho. Separe notebooks, classifique fontes, limite editores, teste a visão do convidado e encerre acessos ao fim do projeto.
