O Google Workspace passou a oferecer uma importação simplificada de emails antigos a partir de provedores IMAP durante a configuração. O administrador conecta o servidor de origem e informa o endereço e a senha da conta. O fluxo novo está disponível para todos os clientes, funciona em segundo plano e, nesta versão, atende apenas um usuário por vez. Migrações com várias caixas continuam exigindo o processo administrativo próprio.
Confirme se o cenário cabe no fluxo simplificado
O recurso foi apresentado para importar mensagens anteriores de provedores IMAP, incluindo serviços como Hostinger, Zoho, Yahoo e iCloud. Ele aparece na configuração do Google Workspace depois da verificação do domínio e da ativação dos registros de email. É uma opção prática para uma única caixa, como a conta inicial de uma pequena empresa.
Se há vários usuários, caixas compartilhadas, aliases, calendários, contatos, arquivos ou requisitos de coexistência, não trate a importação simplificada como migração completa. Use o procedimento para múltiplas contas e documente cada origem e destino. IMAP transfere email, não todo o ambiente de colaboração do provedor anterior.
Faça o inventário antes de alterar o DNS
Liste contas, aliases, grupos, encaminhamentos, caixas compartilhadas, tamanho aproximado, pastas e responsáveis. Confirme também como cada aplicativo envia email, incluindo site, CRM, financeiro e impressoras. Esse inventário evita que uma caixa esquecida deixe de receber mensagens depois da troca.
Registre os valores atuais de MX, SPF, DKIM e DMARC e defina uma janela de mudança. A verificação de domínio prova a propriedade; a ativação de email direciona novas mensagens. São etapas diferentes e precisam ser coordenadas com a criação das contas de destino e com a equipe que atende clientes.
- Conta de origem e conta de destino
- Volume, pastas e período que precisa ser preservado
- Aliases, grupos e encaminhamentos ativos
- Sistemas que enviam ou recebem pelo domínio
Prepare credenciais e conectividade IMAP
Confirme endereço do servidor, porta, criptografia e credenciais da origem. O guia de diagnóstico do Google recomenda IMAP sobre SSL na porta 993 e acesso a partir das faixas de IP do Google. Alguns provedores exigem senha de aplicativo quando a conta usa autenticação em duas etapas.
Teste o login sem desativar proteções de forma permanente. Se o servidor limita conexões simultâneas, clientes de email abertos podem disputar o acesso e gerar falhas. Reduza conexões durante o piloto, preserve MFA onde houver suporte e troque senhas temporárias após a conclusão.
Execute um piloto e acompanhe o processamento
No fluxo de configuração, conecte o servidor IMAP e informe o email e a senha da conta de origem. A importação roda em segundo plano, permitindo continuar a configuração. Mesmo assim, não encerre o provedor antigo nem apague a caixa enquanto o volume e o resultado não tiverem sido conferidos.
Escolha uma conta representativa para o piloto. Compare quantidade de mensagens, intervalos de datas, pastas importantes, anexos e pesquisas. Envie e receba mensagens novas no domínio após a ativação e valide remetentes externos, respostas, encaminhamentos e sistemas automatizados.
Planeje a virada sem interromper o atendimento
Defina quem altera DNS, quem acompanha filas, quem atende chamados e qual é o critério para concluir a virada. Avise usuários sobre horário, senha, novos aplicativos e possíveis diferenças na organização das pastas. Mantenha o acesso à origem por um período controlado para comparação e recuperação.
Depois da troca, monitore rejeições, atrasos, autenticação do domínio e formulários do site. Atualize aplicativos que ainda usam SMTP antigo e não misture a correção de entregabilidade com a importação de mensagens. O histórico pode estar completo enquanto novos emails falham por DNS ou credenciais incorretas.
Valide dados e encerre a origem com segurança
Faça uma amostragem com usuários e casos críticos, não apenas uma contagem total. Confira mensagens antigas, conversas com anexos, itens enviados e pastas usadas em auditorias. Registre divergências e repita somente o necessário para evitar cópias confusas.
A importação por IMAP não é um backup nem uma garantia de retenção. Defina as políticas de Vault ou arquivamento compatíveis com a empresa e só cancele o provedor anterior depois da aceitação formal. Remova credenciais temporárias, encerre acessos antigos e guarde o relatório da mudança.
Para levar daqui
A nova importação IMAP simplifica a entrada de uma caixa no Google Workspace, mas a migração segura ainda depende de inventário, domínio e DNS corretos, piloto, validação e plano de continuidade. Para várias contas, use o fluxo administrativo apropriado.
